¿Conoces esa sensación de que se te acumula el trabajo? Te pasas el día sin parar y, cuando te fijas, resulta que tienes más tareas por hacer que al principio de la mañana. Es desesperante. Parece que no se te da bien hacer nada. O que para eso, podrías haber estado descansando…
El origen de esta sensación suele estar en ir haciendo una cosa detrás de otra sin parar. Y no paramos porque ya tenemos demasiado lío. Así que no queremos añadirle dos tareas más: pensar y planificar. ¿Para qué? Si la planificación se suele ir al traste con el primer imprevisto y hay varios cada día.
Así que vamos haciendo una tarea detrás de otra, interrumpidas cada poco para reponder a la última emergencia. Y eso que pensábamos hacer, para el día siguiente. Más lo que ha aparecido nuevo. Otro día alargando la lista de tareas. Y con el estrés a tope.
La solución para este agobio es sencilla
Parar. Sé que no es la solución que queremos leer, que además parece ilógica, pero funciona: hay que parar para reflexionar qué estamos haciendo y para planificar de otra manera.
Ocurre a menudo con la gestión del tiempo, cuando nos empiezan a faltar horas al día, tendemos a dormir menos, a intentar hacer cada día más tareas y a hacer varias a la vez. Queremos días de 25 horas, y como es imposible, lo trampeamos haciendo que lo parezca.
El resultado ya lo conocemos. Sí parece funcionar al principio, porque trabajamos mucho y calmamos el cargo de conciencia de no acabarlo todo. Luego es cada vez peor: las tareas se multiplican, estamos cada vez más cansados, hacemos tres cosas a la vez y no nos sale ninguna bien…
Y es que las soluciones eficaces son las opuestas: empezar desde ese momento que hemos notado el desborde a dormir una hora más cada día, hacer menos tareas cada día y hacerlas de una en una. Todavía es más eficaz, si le sumamos realizar una tarea de ocio, ya sea con gente o una actividad que nos guste.
Esto nos permitirá volver a recuperar la atención, la concentración y la capacidad de decisión. Ya estaremos en condiciones de poder empezar a planificar mejor las jornadas. Ya podemos mirar la lista de tareas con otros ojos.
¿Cómo se gestiona de forma más eficaz una lista de tareas? Método ABCDE
Hay quien escribe la lista de tareas a hacer, tacha las realizadas, añade las que han aparecido y, al comenzar la jornada siguiente, hace la nueva lista en la hoja asignada al nuevo día. Es decir, escribe todos los días la lista de tareas y la mayoría se repiten porque no se hicieron el día anterior. El desánimo al darse cuenta de que son las mismas, nos hace empezar la jornada con pocas ganas.
¿Cómo evita esta sensación? No escribiendo la lista de tareas cada día. Una forma de hacerlo, es el método ABCDE.
Consiste en seleccionar las 5 tareas más importantes para ese día, por orden. Realizas la A la primera. Si acabas, pasas a la B y si no la acabas, te quedas con la tranquilidad de haber hecho lo más importante. Si también acabas la B, pasas a la C.
La D es para delegar. Y la E es para eliminar. Este método tiene en cuenta que apuntamos muchas más tareas de las necesarias, porque en una situación ideal, lo perfecto sería hacerlo. Pero no solemos estar en una situación ideal y se puede hacer un trabajo de mucha calidad sin que sea perfecto.
Las ventajas son obvias: el trabajo más importante sale cada día, establecemos jerarquías y descartamos algunas tareas.
Los inconvenientes: tener que decidir cada día, que hay gente a quien le causa dudas e inacción.
Otra forma de gestionarlo: listas de tareas móviles
Esto significa que en vez de reescribir la lista, la mueves al día siguiente porque la haces en un post it. Te evitas reescribirla cada día, con lo que ahorras tiempo y te evitas un cargo de conciencia diario. Cuando el post it se llena, se hace otro.
En algunos casos, parece imposible hacerlo así porque las tareas a realizar ocupan más de un post it. Si te pasa, te tienes que preguntar cuánto tiempo te lleva hacer esas tareas. Es muy probable que haya unas cuantas que llevan menos de 2-5 minutos, hazlas ya y deja de escribirlas día tras día.
Si hay muchas que te llevan más, que llevas tiempo moviendo de un día a otro… es probable que es´tes en uno de estos casos:
1. Que en lugar de tareas, son resultados que quieres conseguir. O bien, no tienes una acción a realizar clara, o bien depende de otras personas.
En este caso, la solución es transformar lo que has escrito en una tarea o en un objetivo de desempeño. Se hace con la pregunta: ¿qué puedo hacer, que depende sólo de mí, que me acerca irremediablemente a lo que quiero? Ésa es tu tarea, no la que está escrita.
2. Que no sea tan importante hacer lo que has anotado. Es bastante frecuente que anotásemos algo que en un momento era una gran acción, pero que no lo pudiésemos hacer o lo resolviésemos rápido con una chapuzilla aparente y la acción nos siga persiguiendo desde entonces.
A día de hoy, hay que preguntarse si de verdad es importante hacerlo y si el momento en el que estamos es el más adecuado. Lo más probable es que no sea así y que podamos tachar la tarea directamente. Si no, la anotamos para dentro de un tiempo.
Yo soy partidaria de tacharla. Si tras unas semanas o meses, nos volvemos a acordar de ella y nos viene bien, pues fenomenal, manos a la obra. Si no, si se nos ha olvidado por completo, era porque había dejado de ser importante y al verla todos los días, no lo percibíamos.
3. Que sea importante, pero que pertenezcan a la lista de tareas a hacer en algún momento. Parece ideal hacerlo todo cuanto antes. La realidad es otra.
Esa lista comprende cosas que queremos hacer porque nos gustan, son importantes o van a mejorar cosas de nuestra vida. Pero son acciones a largo plazo, que no son para anotar en un día que sea ya. Es una lista de tareas a hacer, que se escribe al final de la agenda o en otra lista del móvil para mirarla una vez al mes, aproximadamente.
Si no haces listas de tareas
Si has llegado leyendo hasta aquí y no haces listas de tareas, este es tu momento para empezar. La única excusa válida sería que no sientes agobio con tu productividad actual pero, en ese caso, no habrías llegado leyendo hasta aquí. Así que te cuento por qué la lista de tareas te ayuda.
Sin ella, sobrecargamos la mente, obligándola a recordar un montón de tareas y datos. Eso provoca cansancio y falta de atención: mientras realizamos una tarea, nuestra mente nos bombardea con las que nos quedan por hacer o las que se nos olvidaron o las que podríamos estar haciendo. Y eso, si no se nos olvida alguna, con mejores o peores consecuencias.
La lista ayuda a descargar la cabeza y a tener un sitio en el que verificar lo más importante para hacer y en el que consultar tareas con las que rellenar huecos. Por eso, la lista se hace en un sitio confiable, ue siempre la tengas a mano. Vale una agenda pequeña o el móvil.
Hay miles de soluciones clásicas y muchísimas tecnológicas, puedes escoger la que más te guste. Lo único importante es que realices la lista en un sitio en el que confíes, que sepas que no se te olvida ni lo pierdes. Con eso, tu mente sabe que puede relajarse cuando lo has apuntado y te permite concentrarte mejor.
Gestión por importancia
Quizás te has dado cuenta de que hay una palabra clave que se repite en todas las soluciones anteriores: las tareas importantes. Es la clave de una buena planificación: tener claras cuáles son y realizarlas las primeras.
¿Cómo distinguirlas? Parándonos a pensar para qué resultado deseado estamos realizando esa tarea y cómo de imporante es conseguirlo.
Cuando estamos en el bucle de hacer una tarea tras otra, sin pensar, somos incapaces de destacarlas importantes o incluso nos confundimos, porque estamos desbordadas parecen todas importantes, necesarias y urgentes.
Es fundamental tener claro para qué haces lo que haces, en el momento de ponerte a realizar la tarea. Comprender el medio o largo plazo, para no perderse en detalles que apenas tienen importancia, justo cuando más estrés tenemos y más nos cuenta tomar decisiones. Stephen COVEY lo llama “empezar con un fin en mente”, en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva.
Decidir la importancia es una tarea semanal, no diaria. Al principio de cada semana, se planifica con una pregunta clave en mente: ¿qué es lo más importante que puedo hacer esta semana, que me ayude a conseguir los resultados que quiero a largo plazo?
Cuando lo sé, me planteo cuánto tiempo me lleva y si necesito alguna otra información previa, otros recursos o la cooperación o la validación de alguien. Con eso, puedo decidir en qué momento lo hago. Le asigno un hueco en la agenda para esa semana, donde disponga del tiempo suficiente para realizarlo. O lo dejo móvil, si dependo de otras cosas, pero teniendo claro que, en el momento que pueda, voy a aprovechar para hacerlo lo primero.
Se hace semanalmente porque un día es un lapso de tiempo demasiado breve en el que pueden surgir imprevistos. En una semana, que surja un imprevisto tan grande como para que no pueda hacer lo que he dicho que se lo más importante… es muy raro.
Tras tener esta tarea clara, puedo estructurar el resto de tareas de la lista bien consultándolas diariamente y seleccionando la más importante para ese día, o bien en los huecos libres entre tareas, escogiendo la mejor a realizar en ese momento.
Conclusión
En resumen, cuando hemos llegado a ese punto de agobio en el que nada sale a tiempo, el primer paso es parar y descansar.
Ëntonces, estaremos en condiciones de echar un nuevo vistazo a nuestra lista de tareas y reorganizarla de forma móvil, que no sea cargante a la vista
Y semanalmente, realizaremos una planificación por importancia: seleccionaremos la tarea más importante primero y le asignaremos su espacio. A partir de ahí, rellenaremos con otras tareas de la lista.
En próximos artículos, hablaré del sentido de urgencia y de la planificación por objetivos. Aún así, consulta en un comentario cómo hacer tu planificación más eficiente.
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