Debido al coronavirus, a muchas personas estamos trabajando desde casa. Muchas de nuestras reuniones son desde nuestro salón o nuestro despacho o, incluso, desde nuestra habitación. Hemos cambiado el orden de los muebles, tenemos rutinas y horarios diferentes, pero ¿hemos adaptado nuestra forma de hablar a la comunicación online? Probablemente, sí hayas hecho bastantes cambios, algunos te resultarían frustrantes y a otros te adaptarías sin darte cuenta. Aun así, te propongo una lista para que puedas revisar si estás haciendo tus presentaciones y tus reuniones online de forma eficaz.
Muchos de los aspectos a tener en cuenta son tan obvios como en persona: que el texto esté estructurado y el mensaje sea claro, que se te vea bien, a ti y a tu presentación, y que se te escuche.
Las pautas generales se resumen en dos: da siempre la mejor imagen posible y practica con antelación.
Sin embargo, a la hora de asegurar esos básicos, hay que tener en cuenta aspectos menos obvios. Y, con todas estas reuniones online, me parece que interesante resaltar los consejos más fáciles y algunos más específicos.
1. Manten la expresividad en tus gestos
La mayor dificultad añadida al estar conversando por ordenador es la atención: es más fácil distraerse frente a una pantalla, y aun más con el internet conectado. Además, una presentación es menos interesante que alguien hablando delante de nosotros: lo que más atrae nuestra atención es la cara de otra persona.
Con lo cual, es más importante que nunca no descuidar la parte emocional de tus presentaciones y reuniones. Enciende tu cámara, aunque sólo sea para que te vean en una esquina de la pantalla. Cuida tu expresividad facial, corporal y vocal.
Comprueba que tu cara está siempreiluminada para que se vea bien tu expresión. En la medida de lo posible, coloca la cámara de forma que se vean tus manos, que añaden mucha expresividad a lo que estás diciendo y te ayudarán a enfatizar los puntos clave de tu discurso.
Y mira a la cámara cuando estés hablando, en lugar de mirar al documento o a nuestra propia imagen, para que la audiencia sepa que le estás prestando atención.
2. Usa tu voz para mantener la atención
En cuanto a tu voz, además del ritmo, piensa en cómo estás entonando, si estás transmitiendo con pasión lo que cuentas: por qué es importante, qué hay que tener en cuenta. Esa emocionalidad es clave a la hora de generar interés en quien nos escucha. Es importante en persona, y sigue siéndolo en una presentación online, donde distraerse es mucho más fácil.
Usa las pausas para permitir que tu audiencia analice lo que acabas de decir, o para remarcar temas clave, igual que lo harías en un discurso en persona.
Al hablar, vocaliza, como si lo estuvieses haciendo en persona. Una voz bien proyectada y clara ayuda a que el micrófono coja bien el sonido.
3. Evita distracciones
Si estamos de oyentes, también hay que tener cuidado con nuestra atención. Y sobre todo con su trampa: creerse que no se nota que estamos a otras cosas. Se nota mucho.
Piensa que todo el mundo tiene la convicción de que detecta cuando alguien no le escucha al teléfono, quizás por el mínimo retraso o la diminuta diferencia en sus ajam, uhum, ¿cómo no se va a notar cuando tienes una cámara apuntando a tu cara?
Apaga lo que sepas que te puede distraer y usa tu postura corporal, mantenla lo más profesional posible, como si estuvieses presente en la reunión, para evitar relajarte demasiado y que tu atención se vaya de paseo.
4. Conoce el programa
En cuanto a las herramientas, el consejo general es practicar con ellas.
¿Qué programa utilizas? Sea cual sea, haz pruebas con él antes, revisa cómo funciona el sonido o la posibilidad de silenciar participantes con ruido de fondo, comprueba que puedes compartir presentaciones, o si necesitas pedir algún permiso al anfitrión de la reunión, y verifica si te funciona bien desde el móvil o es mejor que enciendas el ordenador, para poder ver a todo el mundo y aprovechar todas las ventajas del programa.
5. Verifica el funcionamiento de tu cámara, auriculares y micrófono
¿Te convendría comprar nuevas herramientas? Probablemente necesites nuevos equipos, una buena cámara o unos buenos auriculares con micrófono ayudan, pero no son imprescindibles. Si no puedes hacer la inversión, con buenos hábitos de iluminación y pronunciación, puedes sobrevivir una temporada.
Sí es conveniente usar auriculares, aunque sea el manos libres del móvil, ya que reducen el eco y reducen ruidos de fondo. En cualquier caso, comprueba tu ordenador y los auriculares cada cierto tiempo, para verificar que no introduzcan ruidos y molestias innecesarias. Hazlo siempre antes de una presentación importante.
6. Manten una imagen profesional
En cuanto a tu imagen, mantén los mismo hábitos de higiene y apariencia que en persona. No sólo porque puede que se te vean los pantalones del pijama si te levantas por un vaso de agua, sino porque la ropa que usamos habitualmente en el entorno profesional, nos dota de esa profesionalidad y se notará en nuestra voz y nuestra postura. Y no tendremos la misma actitud si estamos en zapatillas o sin duchar.
En cuanto a la imagen de fondo, evita distracciones. Para ello, mantén un fondo lo más neutro posible, aunque una planta o unos libros de decoración, a veces quedan muy elegantes. Eso sí, evita cualquier desorden, que pueda distraer al resto de participantes en la reunión o dar una imagen de poca profesionalidad.
Además, ten en cuenta las posibles frustraciones que pueden aparecer, porque a alguien no se le escuche bien, porque es más fácil distraerse… Mantener una buena actitud, usar un lenguaje adecuado para hacer peticiones o críticas y tener un poco de paciencia es más importante que nunca. Si no, entraréis en un círculo vicioso de recriminaciones que se sumará a las frustraciones de ruidos e incomprensiones.
7. Evita ruidos de fondo o silénciate
En cuanto al sonido, haz todo lo posible por evitar ruidos de fondo y apaga el móvil, tanto en sonido como en vibración, ya que tu micrófono los captará y puede ser fuente de interrupciones y molestias.
Si no es posible evitar ruido de fondo, porque hay más personas contigo o porque hay obras en el edificio de al lado, presta atención a tu micrófono y siléncialo cada vez que no estés hablando, para facilitar la concentración al resto de asistentes.
8. Pregunta al empezar a hablar
Otra novedad en la reunión online es que, al depender de diferentes conexiones a internet, hay retrasos en el sonido y, a veces, cortes.
Para minimizar las consecuencias, presta especial atención la primera vez que hables. O bien, pregunta si se te escucha correctamente, o bien presta mucha atención a los los demás, tanto en expresividad, como si te comentan que no se te oye por chat. Si todo va bien, te puedes relajar, si luego surge algun imprevisto, te lo comentarán porque han notado que le das importancia a su comodidad.
9. Ten en cuenta otras barreras lingüísticas
Por otra parte, si son reuniones internacionales, una barrera habitual a la comunicación es el idioma. Si a eso le sumamos distintas pronunciaciones, diferentes hábitos lingüísticos y posible ruido de auriculares o de entorno, las posibilidades de perderse en alguna palabra poco habitual son altas.
Aprovecha los chats del programa que uses para escribir las palabras clave antes o durante la reunión. Sobre todo, si no tienes la seguridad de que todo el mundo las conoce.
Y… Errores graciosos
Para terminar, creo que todos hemos escuchado anécdotas divertidas en estos tiempos, algunas más vergonzosas que otras, y también a veces se nos ha olvidado apagar el micrófono al hacer una pausa. ¿Te apetece contar alguna o compartir algún consejo? Cuéntamelo en los comentarios.
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