Llega septiembre, buen momento para hacer planes de “año nuevo” y para organizar el tiempo mejor.

La gestión del tiempo y la productividad, además de gustarme profesionalmente, me parecen mágicas, por cómo influyen en nuestro bienestar. Según cómo nos organicemos y a qué dediquemos nuestro tiempo, podemos estar mucho más felices.

Sin embargo, no se suelen enfocar estos temas hacia la felicidad, sino hacia conseguir  hacer el doble de tareas en la mitad de tiempo. Si ese es tu caso, te cuento en este artículo cómo (no) conseguirlo.

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La gestión eficaz del tiempo no consiste en hacer más

Lo primero a tener en cuenta para organizarse de forma eficiente es que el tiempo es el que es. Cada día tiene 24 horas. Puede parecernos elástico, segun como lo usemos, pero los minutos de cada día no se pueden alargar, ni se pueden ahorrar para mañana.

Por lo tanto, el éxito en cómo usarlo no está en intentar multiplicarlos, ni en hacer más cosas. Está en hacer las mínimas necesarias y con la concentración a tope.

Esas son las claves: tener claro cuáles son las tareas más significativas para lo que queremos conseguir (seleccionarlas) y tener concentración a la hora de llevarlas a cabo (aprovechar la elasticidad con la atención).

Y, tras hacerlas, dejar tiempo para descansar y para hacer actividades de ocio y amistades. Tanto para disfrutar como para prevenir, en la medida de lo posible, el agotamiento y las enfermedades que “nos robarían tiempo” algo más adelante.

 

¿Por qué intentamos entonces hacer el doble?

A veces por el agobio de esa lista de tareas que llevamos viendo meses y que no hace más que crecer, y más a la vuelta de vacaciones. A veces por no parar a decidir que es lo más importante (irónicamente, porque no tenemos tiempo) y, otras veces, porque creo que eso del cansancio y del estrés no va conmigo. Y lo pongo en primera persona porque a mí también me pasa.

Y no es así.

La organización del tiempo es parecida a la organización del espacio. Hay quien tiene una casa, o una oficina, pequeña y siempre tiene a mano lo que necesita y siempre encuentra lo que quiere utilizar. Y quien tiene mucho más espacio y parece que nunca encuentra nada o que no tiene sitio para guardar lo que necesita.

Con el tiempo pasa algo similar. Hay quien está en mil actividades y se apunta a un montón de compromisos y hace todo eso y su trabajo perfectamente y en plazo, y quien con la mitad llega tarde a todo o con la lengua fuera.

Organizar el tiempo es como ordenar el espacio

Las soluciones de los dos temas son similares. Para ordenar, tanto el famoso libro de La magia del orden de Marie Kondo, como cualquier otro (me gusta mucho también Aprende a organizarte, de Julie Morgenstern), recomiendan tirar cosas.

¿Muchas cosas, cualquiera que moleste, las que no entran? No. Menudo agobio sólo de pensarlo.

No tienen porqué ser muchas, ni las que no entran. Hay un paso previo a tirar cosas, que siempre es pensar qué es importante para ti y para qué sirve ese objeto en el sitio en el que está.

Pues lo mismo con las tareas. Lo primero es pensar cuáles son importantes para ti. Y esto significa pensar en para qué las haces. Y también en para qué en esa hora/día/mes en el que están.

Quizás algunas ya han perdido el sentido, por tardías, o sólo lo tendrán dentro de un tiempo. Pues ya se harán dentro de un tiempo, si en ese momeno tienen sentido. Hoy se tachan de la lista actual.

Quizás otras, estás empeñándote en hacerlas a primera hora de la mañana, cuando serían más productivas o tendrías más concentración para ellas a última de la tarde. O quizás sería más fácil hacerles un hueco apropiado a mediodía. Pues se cambian.

Planificar tareas importantes es como meter objetos en un cajón. Hay que saber para qué usamos el objeto, para colocarlo en la zona adecuada, y mirar su tamaño, para escoger el cajón donde entra.

Si no es importante, no sabemos para qué lo usamos y no entra, pues se tira.

Lo más difícil es el saber para qué hacemos esa tarea. A veces se descubre pensanso a la inversa, sino la hago, ¿qué pasa?

En cuanto al orden, Julie Morgenstern dice que para reconocer lo que es esencial entre tus posesiones, pienses en cuáles cogerías si tuvieses 30 minutos para salvarlas corriendode un incendio.

En cuanto al tiempo y las tareas a realizar, yo te propongo lo siguiente:

Haz una lista de tareas que te gustaría hacer esta semana,. Tras ello, selecciona las siguientes

¿Qué tareas harías ahora mismo si te digo que mañana vas a tener un imprevisto?

Sólo puedes trabajar hoy, el resto de la semana va a “desaparecer” porque lo vas a pasar en el hospital sin moverte ni hablar.

Esas tareas de hoy, son las importantes de la semana. El resto, no lo son o lo son mucho menos de lo que aparentan. Así que tras hacer esas primeras, lo siguiente es introducir en tu semana las actividades de salud, relaciones sociales y familiares y ocio.

Sé que estoy diciendo esto a ciegas, sin conocer detalles concretos y que puedo equivocarme. Si lo digo en este orden porque me encuentro mucho más a menudo con gente que ha puesto en esa lista inicial las tareas laborales o académicas. Si estamos sanos, tendemos a pensar que lo único importante para hacer es lo laboral. Y dejamos de lado otro montón de cosas importantísimas para nuestra felicidad: la gente, las actividades que hacemos por placer, las tareas para cuidar nuestra salud y para mimarnos…

No quiero que se me malinterprete, sé que parte del trabajo es placer, pero cuando nos lo tomamos como una obligación de realizar listas de tareas infinitas y sin parar, perdemos esa felicidad. Y perdemos la perspectiva.

Por eso es bastante habitual encontrarse en los libros de gestión del tiempo la pregunta de a qué dedicarías tu tiempo si sólo te quedase un año de vida. Porque la clave es equilibrar entre un montón de actividades. Seleccionar las más importantes y dejar el resto, sin hacer. No es intentar hacer el doble de trabajo. Es realizar lo importante en varias áreas de nuestra vida.

Con lo cual, a la hora de prepararse para este nuevo año laboral, ¿cuáles son esas tareas más importantes a las que quieres dedicar tu tiempo?

Piensa que esas actividades son las que hacen que merezca la pena vivir tu vida.

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