Ser eficiente y usar el tiempo de forma productiva es más fácil de lo que parece, sólo hay que conocer las trampas más frecuentes y ponerles freno. En este artículo, te cuento cinco trampas con sus cinco soluciones.
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La trampa de los imprevistos
Pasar el tiempo apagando fuegos, lidiando con imprevistos urgentes. Son esas cosas que van apareciendo a lo largo de la jornada, que normalmente tienen una apariencia de importancia, puesto que se relacionan con algo que sí es importante. Y parecen urgentes, porque acaban de surgir y siempre será mejor resolverlas cuanto antes, ¿o no?
Pues no, no suelen ser urgentes, y con mucha frecuencia, ni siquiera tan importante como parecen. En casi todos los casos, si las dejamos para el final del día, o incluso para el día siguiente, se han resuelto solas o, ahí sí, las resolvemos en cinco minutos.
Si lo hacemos segun aparecen, nos parten la jornada y no hacemos lo que sí queríamos hacer.
¿Por qué nos pasa esto? Porque hemos asociado ser eficientes con lidiar rápidamente con lo que aparece.
En cambio, ser eficiente es conseguir un resultado deseado con el mínimo de recursos. Y para eso hay que pararse a pensar, cosa que los fuegos no nos permiten hacer.
Solución: definir mis objetivos
Lo primero es pensar en los resultados a conseguir a largo, medio y corto plazo. Y ahí nos daremos cuenta de que, si bien algo influye, los fuegos aparecidos no suelen ser tan determinantes en alcanzar un resultado. Lo eran más en apariencia. Y han sido claves en impedirnos trabajar en lo que teníamos pensado. Conclusión… no los apagues, ya verás cómo se consumen solos. Y dedica ese tiempo a definir resultados esperados y la estrategia para alcanzarlos.
La trampa del esfuerzo
Siendo conscientes de la importancia de que nuestro concepto de eficiencia no pise al de urgencia, podemos pasar a la segunda trampa: la del esfuerzo.
¿Tienes la creencia de que todo lo que se consigue se hace a través de mucho esfuerzo? Y, si es así, ¿te sorprende el cansancio que sientes porque te has esforzado mucho para conseguir lo que tienes?
Creer que todo se consigue con esfuerzo es agotador. Es mucho mejor pensar que las cosas se consiguen pensando y encontrando las palancas que hacen que se muevan nuestras estrategias. Por ejemplo, ¿estarías media hora intentando abrir un tarro al vacío?
Seguramente, no. Le darías un golpe en la parte inferior, o romperías el vacío metiendo un cuchillo u otro objeto estrecho entre el cristal y la tapa. Pues mi consejo es que hagas eso con tus tareas. Que no las veas como abrir un tarro, sino como comer mermelada, porque abrir tarros no es un fin en sí mismo.
¿Cómo hacerlo en el día a día? La forma más sencilla es mirar las tareas por áreas de la vida y por objetivos (a largo y a corto, por partes). Es decir, sobre un área importante de tu vida, sobre el objetivo que tienes para ese área, ¿qué es lo más significativo que puedes hacer esta semana para acercarte a tu objetivo?
Solución: construir con pasos pequeños
Siguiendo con el ejemplo del tarro que no se abre, sería pensar en la tosta de mermelada. Y para conseguir comérmela, tengo que hacer unos cuantos pasos pequeñitos, entre los cuales está abrir el tarro. Está claro que lo voy a abrir en cinco minutos. No voy a estar treinta y luego quedarme sin la tostada por falta de tiempo.
Pues igual para mis objetivos, encontrar las pequeñas acciones que consiguen avance y realizarlas cada semana. Prestar más atención a la constancia en el tiempo que a un gran esfuerzo seguido de un cansancio que paraliza. Es poner un ladrillo cada semana.
La trampa de la elasticidad
El tiempo parece una cifra exacta, como si fuese dinero. Pero nuestra percepción del tiempo es más parecida a una goma elástica. A veces las horas pasan muy rápido y otras se alargan…
Y lo mismo pasa con las tareas, se alargan y tienden a ocupar todo el tiempo que les permitamos, como si fuesen un gas. Por eso, a menudo, preferimos dejar las tareas para última hora, porque así les dedicamos el tiempo justo. Sabemos que si nos ponemos dos meses antes, les dedicamos muchísimo más tiempo magnificando detalles sin importancia.
Lo malo, es que esto pasa con casi cualquier tarea del día a día, se alarga hasta ocupar todo el tiempo disponible (y un poco más)
La solución: asentar las piedras grandes, primero.
Así aseguro el equilibrio y les pongo límites a las primeras, limitando su expansión.
Es decir, dedicar el primer momento a los temas importantes (los objetivos de la solución 1), y luego ya rellenamos el tiempo con el resto de tareas, así esa elasticidad la aprovechamos para lo que más nos importa. Es lo que haríamos para asentar cualquier estructura: colocar como base lo grande, para luego añadir lo pequeño.
La trampa de las distracciones
Las distracciones son como moscas, que aparecen y me sacan de donde estaba concentrada. O incluso, si hay muchas, hasta me impiden tomar decisiones, porque mi cabeza salta de una idea a otra.
Estas distracciones de las que hablo, están en mi cabeza… o en mi herramientas (el mail del ordenador, un documento que me encuentro en la mesa…)
Solución: anotar
Debo llevar agenda, cuaderno o lista de notas del móvil donde anotar esas cosas y saber que está ahí para cuando lo quiera consultar. En lugar de tenerlo dando vueltas por la cabeza. El sitio, el que más cómodo sea, lo único imprescindible es llevarlo encima y confiar en que está apuntado (no vale anotar cada día en un sitio, mi mente volverá a hacer lo mismo, recordármelo, por si no encuentro ese sitio)
La trampa de lo agradable
No nos gusta decir no, ni empezar nuevos hábitos, ni hacer las tareas tediosas y… a veces las dejamos por otras más aparentes.
Pero si quiero construir a largo plazo, hay que hacerlas. ¿Cómo motivarse?
Solución: preparándose con antelación.
Tanto para la situación concreta, como para los ingredientes que necesito y practicar, es igual que querer que me salga bien una receta de cocina.
Tanto para coger un nuevo hábito, como para decir no y sentirme a gusto, la práctica es lo más importante.
A ti, ¿qué es lo que más te cuesta en la gestión del tiempo? Si me lo dejas en los comentarios, te podré dar algún truco para mejorarlo.
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lo más complicado para mi es decir que no a las peticiones de los demás…
Sí… Te entiendo.
Hay a quien le funciona el siguiente truco, fijarse en lo que no le va a dar tiempo a hacer por decir que sí, es decir, en a qué y a quién está diciendo (sin pronunciarlo) que no.
¡Mucho ánimo!
Sí, es muy habitual, incluso con lo sencilla que es la solución…
Ánimo para cambiarlo.
Trampa de la elasticidad. Ahí caigo sin querer. Siempre fijo mal el tiempo que puedo destinar a cada tarea. Las buenas intenciones no siempre valen.
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